檔案管理系統
——企業信息化系列
      知識經濟時代的到來使現代企業的一些問題變得更加凸顯,這些問題主要體現在以下幾個方面:
     知識資產的流失問題:大量寶貴的技術資料,仍處在無序管理狀態,隨著企業的機構變動、改制重組、人員流動等因素,這些資料流失嚴重。
      信息孤島問題:各種依賴計算機網絡技術的業務工作系統,包括規范的和不規范的,網絡化的和單機版的,構成了眾多的錯綜復雜的信息孤島,專業間、部門間的信息溝通仍通過傳統的紙質文檔手工傳遞。
      隱性知識資源的采集問題:實際上是對未形成規范文檔的有價信息采集、聚類、文本化與長期保存問題。
      電子文檔的有序自動保存問題電子文檔是在企業員工工作過程中隨時隨地產生的,有的在業務系統后臺產生,怎樣保存?存到哪里去?
      協同工作問題:文檔和信息是企業員工通過計算機網絡所進行的業務處理過程中產生的,因此,協同工作平臺的優劣,直接影響著文檔的質量。
      電子文檔的在線邏輯歸檔問題:根據國家檔案局《企業檔案工作規范》中對電子文件有實時進行邏輯歸檔的要求。
      電子文件與紙質文件的在線物理歸檔問題:國家檔案局要求,電子文件和紙質文件的物理歸檔應定期進行。
      系統的設計者們利用現代網絡技術、簡潔易用的B/S網頁技術,以三樹合一的原則(企業組織機構樹、企業業務樹、檔案分類樹),建立現行文件預歸檔資源庫,在三樹合一的基礎上,通過權限配置,建立起員工各不相同的個人工作平臺,在此,完成各自的業務文檔創建、工作匯報、技術交流、申報批復、業務系統文檔輸出接口操作、計劃及任務跟蹤、文檔的歸檔檢驗等操作,形成員工間、部門間的協同工作機制。把這些活動中形成的全部資料,包括規范的和不規范的文檔,各業務系統接口來的文檔,網上定題采集的和個人郵箱采集來的文檔,及過程信息自動保存到相應的預歸檔資源包,而不需業務人員多慮,最終形成一個綜合性的邏輯歸檔和物理歸檔的檢驗移交平臺。
      最終目標------讓員工工作的更加輕松愉快,讓企業的寶貴知識資源得以全面而完整的保護。
      系統特色
      三樹合一建立在企業網(Intranet)上,以三樹合一的原則(企業機構樹、業務樹、檔案分類樹)搭建員工的在線協同工作平臺,企業員工在機構樹上定位,在業務樹上分配權限,工作過程中產生的信息、數據和資料被安全保存在業務樹上各業務結點的資源包中,保存過程由一個分發組件自動完成,工作中需要的信息和資料自動從業務包中讀取。
      個人界面:各員工由權限數據庫自動生成了個人工作界面,與本人業務有關的沉積在檔案數據庫中的資源,由常規業務權限控制讀取,在員工的文檔利用方面形成了文檔一體化結構。
     溝通信息孤島有各種業務系統數據接口,可以讀取業務系統數據庫中的數據,并作必要的模板化處理,由一個分發保存組件按預定規范分配到各業務包。這些系統包括OAERPMESPDM、個人郵箱、定向定題網站等,以保證業務資源包的數據完整性。
      公用數據模型以元數據關聯數字資源的各種形態,紙質的、電子的,存放位置,生成背景等;以ORACLE或者SQL-SERVER數據庫表保存元數據和結構化業務數據,以PDF格式封裝已辦結的文檔,這樣被緊密捆綁在一起的元數據庫、現行業務資源庫、檔案資源庫,構成企業公用數據模型,識讀組件通用、免費,且符合國內外標準,以便高效、準確的知識交換,使任何人都不必浪費時間和金錢去解釋信息,而只需理解信息即可。
      協同工作工具:提供各種協同工作工具,可以讓各部門高效的交流對問題的分析結果和提出的解決方案,任何人都不必重復其他人的工作。這些工具包括:計劃進度圖形化監控、資金監控、工作匯報、網絡論壇、在線編輯、申報批復、歸檔檢驗等。
      自動化流程在各種結構化和可控標準配置完成后會形成自動化的工作流和數據流,員工只在自己的工作界面做好自己的工作,不必擔心下一步工作的傳遞和信息的去向,也不必擔心數據和文檔的保存問題,構成人員和部門間同步行動和有效地相互支持。
      SOA服務組件式結構:是以.NET語言,按SOA標準的服務組件式結構進行開發,極方便于系統的功能擴充,包括資源節點和組織機構節點的擴充、新服務組件的嵌入、功能補充等。